کارگاه دوم بسیج اندیشه ها (راه حل یابی)

پس از انجام فرآیند مسئله یابی به سراغ راه حل یابی می رویم. بدین صورت که در مرحله مسئله یابی، مهمترین مسئله با استفاده از روش هایی مانند روش دلفی شناسایی شده و فرآیند اخذ نظرات افراد ( بوسیله کاغذ و ماژیک) بطور مشابه در اینجا طی می شود، با این تفاوت که اینبار از آنها خواسته می شود که ایده ها و راه حل هایی که برای حل مشکل به ذهنشان میرسد را بر روی کاغذ بیاورند. حتی می توان از افراد خواست تا ایده های عجیب، خنده دار و به ظاهر غیر ممکن را هم مطرح کنند. سپس این نظرات جمع آوری شده و خوانده می شوند.

در مرحله بعد تمام ایده ها پشت سر هم از شماره 1 تا آخرین ایده در یک جدول نوشته می شوند، این کار به ازای هر شخص به صورت جداگانه به منظور ارزش گذاری ایده ها انجام می گیرد.

برای این کار ابتدا از فردی در گروه خواسته می شود تا ایده ها را شماره گذاری کند و سپس از افراد می خواهیم تا در یک کاغذ A4  سه ستون با عناوین شماره ایده، امکان سنجی و اثربخشی رسم و سطرها را به تعداد ایده ها شماره گذاری کنند. برای ارزش گذاری از طیف لیکرت استفاده کرده و از افراد می خواهیم تا در خصوص هر ایده خاص اعداد مرتبط با امکان پذیری و اثر بخشی آن را از دید خود یادداشت کنند.

امکان سنجی: 

   خیلی امکان پذیر     امکان پذیر      معمولی     کمتر امکان پذیر      خیلی کم امکان پذیر

         5                       4               3                 2                     1

اثربخشی: 

  خیلی اثربخش     اثربخش      معمولی      کمتر اثربخش     خیلی کم اثربخش

          5                4             3                 2                  1

حالا جدولی ترسیم می کنیم که در سطرهای آن، شماره ایده ها و در ستون ها، نام افراد قرار بگیرد ، باید  به افراد بر اساس اهمیت و میزان ارتباطشان با موضوع، وزن بدهیم که در این پژوهش با توجه به یکسان بودن اهمیت افراد، همه ضریب یک دارند. سپس در هر ستون و زیر اسم هر نفر 2 قسمت امکان سنجی و اثرگذاری ایجاد می کنیم. چگونگی قرار دادن اعداد در خانه های جدول بدین شکل است که مثلاً فرد الف ایده شماره یک را کمتر امکان پذیر  و اثربخش دانسته است، در این صورت در سطر مربوط به ایده ی یک و ستون امکان سنجی فرد الف عدد 2 و در سطر مربوط به ایده یک و ستون اثرپذیری فرد الف عدد 4 (با توجه به طیف لیکرت که در بالا گفته شد) قرار می گیرد. برای تمامی افراد و ایده ها این روند انجام و جدول کامل می شود. 

پس از انجام مراحل گفته شده 2 ستون دیگر تحت عنوان امکان سنجی و اثربخشی به جدول اضافه می کنیم. برای ستون امکان سنجی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، میانگین اعداد مربوط به امکان سنجی تمامی افراد را بدست آورده و در همان سطر و در ستون جدید امکان سنجی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم. در مورد ستون اثر بخشی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، معدل اعداد مربوط به اثر بخشی  تمامی افراد را بدست آورده و در همان سطر و در ستون جدید اثر بخشی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم.

در نهایت با توجه به مختصات بدست آمده برای هر ایده از دو ستون جدید امکان سنجی و اثربخشی، نموداری را ترسیم می کنیم که محور افقی آن امکان سنجی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) و محور عمودی آن اثربخشی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) باشد. هرکدام از این محورها با توجه به طیف لیکرت به 5 قسمت مساوی تقسیم می شوند و هر ایده به شکل مختصات یک نقطه در این نمودار نشان داده می شود. پس از نمایش تمام ایده ها در این نمودار، می توان فضای بدست آمده را به 4 قسمت مساوی یا بیشتر تقسیم نمود تا ایده های با اولویت تر که در بالای نمودار و سمت راست آن قرار دارند مشخص شوند. این ها ایده هایی هستند که دارای بیشترین امکان پذیری و اثربخشی می باشند. هیچ ایده ای را نادیده نمی گیریم و فقط آن ها را اولویت بندی می کنیم تا بتوانیم برای حل مسئله از بهترین آن ها بهره بگیریم. در پایان چهارناحیه خواهیم داشت که به ترتیب اهمیت عباتند از:1 ،4،2 و3

ناحیه 1 مهمترین ناحیه خواهد بود با بیشترین امکان وقوع و بیشترین اثر. سپس ناحیه 2 یعنی ناحیه ای که امکان وقوعش کم است ولی اثربخشیش زیاد است، سپس ناحیه 4 و در آخر ناحیه 3 . نکته اینجاست که ما هیچ ایده ای را دور نمی ریزیم ایده های صرفاً باید غنی شوند تا امکان انجام آن فراهم شود.

حال به بررسی نتایج به دست آمده از اجرای ادامه طرح بسیج اندیشه ها در خارج از کلاس می پردازیم :

همانطور که گفته شد در مرحله قبلی(مسئله یابی) 84 نظر به دست آمد که آنها را در 5 دسته تقسیم بندی کردیم . برای راه حل یابی نیز  مشابه مراحل ذکر شده اقدام و در نهایت 9 ایده حاصل شد.

حاصل جمع آوری ایده ها توسط  کارشناسان از نظر امکان سنجی و اثر بخشی مورد بررسی قرار گرفت. بدین گونه که یک جدول در اختیار هر فردی قرار گرفت که این 9 ایده در آن نوشته شده بود و هر فرد بسته به نظرش به این گزینه ها نمره داد و در اخر در یک جدول که در ادامه ملاحظه خواهد شد میانگین این نظرات با توجه به وزن هر شخص (که همانطور که ذکر شد در انیجا همه یکسان هستند) به دست آمد و سپس نتایج در یک نمودار که بر حسب امکان سنجی و اثر بخشی ایده ها رسم گردید، آورده شد. 

همچنین 5 ایده برتر به لحاظ امکان سنجی و اثربخشی در انتها آورده شده است.

ردیف	موضوع	میانگین اثربخشی	میانگین امکان سنجی
1	تشویق مالی و غیرمالی پرسنل	2	2.8
2	تشکیل هفتگی جلسات حل تعارض بین مدیر و کارکنان	4.6	2.8
3	اصلاح ساختار سازمان از شکل عمودی و بلند به عریض	4	4.6
4	ایجاد کانال ارتباطی اثربخش جهت دریافت پیشنهادات	4.4	4.2
5	تشکیل کلاسها و همایشها مخصوص مدیران به منظور مجاب کردن آنها به تغییر واکنشها و بازخوردها با پرسنل	2.8	3.2
6	اعطای فرصت برابر به افراد و عدم تمرکز روی افراد خاص	4.6	3.6
7	خودداری از برچست زدن به پرسنل در صورت شکست پیشنهاد مطروحه	4.6	4.6
8	تشکیل گروه های کاری جهت انجام پرو‍ژه های جدید و ایجاد فرهنگ کار تیمی (پرهیز از فردمحوری)	3.8	3.4
9	اصلاح سبک رهبری	3.2	2.2

5 ایده برتر به لحاظ امکان سنجی و اثربخشی:

1. خودداری از برچست زدن به پرسنل در صورت شکست پیشنهاد مطروحه

2. ایجاد کانال ارتباطی اثربخش جهت دریافت پیشنهادات

3. اصلاح ساختار سازمان از شکل عمودی و بلند به عریض

4. اعطای فرصت برابر به افراد و عدم تمرکز روی افراد خاص

5. تشکیل گروه های کاری جهت انجام پرو‍ژه های جدید و ایجاد فرهنگ کار تیمی (پرهیز از فردمحوری)