کارگاه اول بسیج اندیشه ها ( مسئله یابی )

بسیج اندیشه ها یکی از زیرسیستم های نظام مدیریت مشارکتی است که با کمک آن می توان از دانش و اندیشه کارکنان برای مسأله یابی و حلّ مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست. در این نظام کلیه کارکنان از عالی ترین رده سازمانی تا پائین ترین سطح آن می توانند تفکّر و دانش خود را جهت رفع نارسایی های موجود در روند کاری و بهبود روش های انجام کار و افزایش کیفیت تولید کالا و خدمات و ... ارائه دهند. این روش  با سرعت بیشتر و هزینه کمتر،  تحقق می یابد که ماحصل آن بهره وری بالاتر در این حوزه کاری خواهد بود. در واقع در این روش با استفاده از طوفان مغزی یا Brain Storming ابتدا مسئله یابی کرده و سپس برای مسأله مورد نظر راه حل یابی می گردد.

پس اولین گام مشکل  یابی است و در آن از گروه خواسته می شود مشکلاتی که باعث بروز مساله  شده  است را مشخص کنند. 

بهتر است تعداد افراد بین 6 تا 10 نفر باشد. تعداد کمتر دقت کمتری در برخواهد داشت و بیش از این تعداد نیز علیرغم دقت بیشتر ، به دلیل زیاد بودن نظرات، کار دسته بندی و جمع بندی موضوع را طولانی خواهد نمود.

برای شروع به تعدادی کاغذ A4 و ماژیک های یک رنگ ترجیحاً با نوک پهن نیاز داریم. پیش از شروع جلسه هریک از کاغذها را به 8 قسمت مساوی تقسیم می شود . استفاده از ماژیک برای استفاده از کلمات کمتر و مشخص نبودن دست خط ها می باشد. در دور اول به هر فرد 7 تا 10 باریکه کاغذ و یک ماژیک می دهیم و از او می خواهیم که نظراتش را کامل بیان کند.  البته نکاتی در مورد نحوه نظردهی افراد مطرح می گردد:1- در هر برگ فقط یک عبارت نوشته شود.2- عبارات واضح و روشن باشند و همان مفهوم مورد نظر درک شود.3- از استفاده از حروف ربط مثل "و" و "یا" در یک برگ پرهیز شود.4- برگه ها بدون نام باشد.5- خوش خط نوشته شود.

علت مکتوب شدن نظرات این است که موانع و عوامل جلوگیری کننده از ابراز عقیده به حداقل رسیده و افراد در رودربایستی قرار نگیرند. افرادی که شلوغ و پر سر و صدا هستند مانع ابراز عقیده دیگران نشوند و همچنین نگرانی بابت مورد تمسخر قرار گرفتن وجود ندشته باشد  و اینکه یادآوری می شود تا نظرات بی نام باشند به این دلیل است که افراد احساس راحتی بیشتری کرده و آنچه را که فکر می کنند بدون ترس بیان کنند و احتمال ردیابی نظر مطرح شده وجود نداشته باشد. تعداد کاغذهای مورد نیاز به توانمندی هدایت گر جلسه در تحریک گروه برای ابراز نظرات و میزان تسلط و درگیری افراد گروه با مساله ارتباط مستقیم دارد. بهتر است هدایت گر به محض نوشتن یک نظر، آن برگه را با خوش رویی از شرکت کننده بگیرد. بگونه ای که مشارکت کننده مطمئن شود توسط مجری خوانده نمیشود و بصورت خاصی دسته بندی نمیشود، زیرا بنا نداریم افراد را ارزیابی کنیم.

 زمانی که فردی تمام برگه هایی را که به او داده شده بود تکمیل کرد، هدایت گر 3 یا 4 برگ دیگر هم به او می دهد و با گفتن عبارات تشویق کننده ای نظیر « ایده های خوب دارید»،  فرد را تشویق به نوشتن می کند و از او می خواهد تا تمام ایده هایی که در ذهن دارد را بیان کند و این بار هم به همان شکل گفته شده فوراً و تک به تک ایده ها را جمع کرده و درهم دسته می کند و منتظر می ماند تا اکثریت از نوشتن دست بکشند. در این گام هدایت گر تمامی نظرات جمع آوری شده را با صدای رسا برای افراد قرائت می کند و از آنجایی که افراد منتظر شنیدن نظرات خود هستند و نظرات در هم است، این امر موجب می شود افراد به تمامی نظرات گوش فرا دهند.

در مرحله بعد از افراد می خواهیم ایده ها و نظرات مرتبط را در دسته هایی بچینند و آن ها را عنوان گذاری کرده  و مشخص کنند در هر دسته با یک عنوان خاص چند ایده وجود دارد.! (نکته ی قابل توجه حذف نکردن ایده های مشابه در مراحل جمع اوری ایده هاست. چرا که ایده های مشابه نقش کنترلی را بازی میکنند)

سپس نموداری تحت عنوان Fish Bone (تیغ ماهی) ترسیم می شود بدین شکل که در قسمت سر ماهی آن موضوعی که برای نظرسنجی مطرح شده بود، در مربعی قرار می گیرد و یک خط افقی از آن مربع به بیرون رسم کنند. آن موضوعی که بیشترین نظرات را در خود جای داده است استخوان بزرگتر ماهی و در بالا کشیده می شود و عناوین بعدی هم به ترتیب تعداد نظرات، یکی در میان بالا و پایین مثل استخوان های ماهی ترسیم می شوند. بدین ترتیب عوامل مشکل مشخص می شوند که همان استخوان های ماهی اند و در بالای هرا ستخوان باید عنوان آن دسته و تعداد نظرات نوشته شوند. در واقع در این مرحله اولویت ایده ها مشخص می شود که بیانگر توان جمعی مجموعه است. البته در حالت دقیقتر باید تک تک نظرات روی هر تیغ نوشته شود که معمولا از آین کار صرف نظر می شود.

حال به بررسی نتایج به دست آمده از اجرای طرح بسیج اندیشه ها در خارج از کلاس می پردازیم :

در یک جمع 4 نفره علل سکوت سازمانی مورد بررسی قرار گرفت. در این راستا بر اساس مراحل گفته شده در بالا  و در نظر گرفتن انواع مختلف سکوت سازمانی(سکوت مطیع، سکوت تدافعی، سکوت نوع دوستانه و...) 84  نظر جمع آوری شد که این 84 نظر با همکاری پاسخگویان در 5 گروه زیر قرار گرفت:

-          عوامل فردی

-          عوامل مدیریتی

-          عوامل سازمانی

-          عوامل فرهنگی

-          عوامل اجتماعی

در نهایت نمودار استخوان ماهی ترسیم گردید (البته همانطور که قبلاً عنوان گردید بهتر است تمام 84 نظر در نمودار مشخص گردد لیکن به دلیل محدودیت های موجود امکانپذیر نیست):